RQ1067 01 - Evidence pošty

1. Základní specifikace
2. Nastavení
3. Ukládání dokladů do evidence pošty
4. Práce s oknem evidence pošty
   
5. Popis záznamů v poště
6. Fitrování záznamů v poště
7. Ruční přidání, vymazání řádku do pošty
8. Součty v evidenci pošty
9. Tiskové výtupy a reporty
10. Integrace se službou PPL
11. Aktualizace informace o zásilkách
12. Odeslání seznamu baliků na PPL

Základní specifikace

Tento komplexní modul zahrnuje evidenci poštovních zásilek, jejich zpracování a kontrolu. Základem je kniha pošty – tabulka, kde jsou jednotlivé zásilky s podrobnými informacemi. Do této tabulky se zásilky dostávají buď automaticky při ukládání jednotlivých dokladů, nebo ručně obsluhou.

Funcionalitu modulu lze rozdělit do několika částí

• Základní evidence poštovních zásilek
• Prodejní na webslužku přepravní služby PPL
• Tisk štítků a dalších pod

Nastavení

Je poměrně rozsáhlé a komlikované a měl by ji provádět konzultant dodavatele podle přiloženého technického popisu. Není předmětem uživateské dokumentace.

Ukládání dokladů do evidence pošty

Automatické ukládání probíhá následně po uložení dokladu, který splňuje základní kritérium, aby mohl být přidán. Kombinace přepravní a platební podmínky je definována v ceníku Pošty (VCZ_POSTA_CENIK). Typ dokladu je vhodný pro uložení do pošty (dodací list, faktura, přeskladnění) a je vyplněno uživatelské pole číslo balíku na řádku dokladu. To obsahuje standardně hodnotu 01. Pokud se doklad skládá z více balíků, je potřeba u jednotlivých řádek vyplnit, do kterého patří. Pro usnadnění je implementováno tláčítko BALENÍ na všech dokladech pro poštu, které zajistí od aktuálně vybraného řádku dokonce zvýšení čísla balíku o 1.

Pro každý doklad vznikne tolik záznamů v evidenci pošty, kolik balíků je v něm nadefinováno.

Pokud je vytvořena faktura transformací z dodacího listu a pro dodací list již záznamy v evidenci pošty existují, potom se pouze tyto záznamy upraví a do pole variabilní symbol se doplní číslo faktury.

Práce s oknem evidence pošty

Okno evidence pošty je dostupné

1. z hlavního menu Pošta – Evidence pošty.
2.  Z konkrétního dokladu kliknutím na pravé tlačítko myši a položku Pošta (zobrazí se okno zfiltrované pro zásilky z vybraného dokladu)

 obrázek č.1- okno evidence pošty z hlavního menu

obrázek č.2- okno evidence pošty z dokladu

Každý záznam obsahuje velký počet jednotlivých atributů, jejichž význam bude popsán následně.

Tyto záznamy se dají v tomto okně filtrovat a následně hromadně zpracovávat. Je možné zde tisknout reporty, štítky.

obrázek č.3 - okno evidence pošty

Popis záznamů v poště

Každý řádek obsahuje tyto informace:

• Výběr – zaškrtnutím se provede výběr záznamu pro hromadnou akci či tisk některého reportu. Lze použít tlačítka „Vybrat vše“ a „Zrušit výběr“
• Ruční – příznak, zda obsluha ručně řádek pořídila či upravovala. Netýká se doplnění hmotnosti zásilky.
• Typ – Odeslaná/Přijatá – přijatá zatím není využívána
• Datum – datum zásilky
• Typ dokladu – k jakému typu dokladu zásilka patří, pokud k žádnému, je zde bez dokladu
• Doklad – číslo dokladu, ke kterému zásilka patří (lze otevřít kliknutím na žlutou šipku)
• VS – variabilní symbol, případně číslo faktury pro faktury, transformované z dodacího listu
• Číslo balíku – pořadové číslo balíku
• Vypočtená hmotnost – hmotnost balíku na základě součtu hmotností z karty artiklu
• Hmotnost – doplněná hmotnost obsluhou (zvážením)
• MJ – jednotka hmotnosti
• ID zásilky – číslo zásilky služby PPL
• Nadřazená zásilka – pokud je více zásilek (jednotlivých záznamů) zabaleno do jedné velké zásilky, potom je zde uloženo právě ID této nadřazené zásilky. Nadřazenou zásilku lze vytvořit tak, že ji založíme jako nový řádek, poté jí žažlutíme výběrem celého řádku, zaškrtnutím se označí jednotlivé řádky, které sem patří a klikneme na tlačítko sdružit. Dojde k doplnění pole nadřízená zásilka a výpočtu hmotnosti této zásilky.
• Číslo zásilky – další identifikátor, využíván pro Českou poštu
• Obchodní zástupce – dealer, uvedený na dokladu
• Kód OP,název, dodací adresa – identifikace příjemce zásilky
• Odesláno, datum a čas odeslání – doplní se na vyžádání automaticky po vytištění štítků. Případně označením řádků a kliknutím na tlačítko „Odesláno“.
• Dodací a platební podmínky – informace z dokladu, možno vybrat a změnit zde.
• Měna,hodnota balíku, částka dobírky – prodejní cena artiklů na dokladu. V případě placení dobírkou hodnota dobírky.
• Poštovné, pojistné – cena poštovného
• Hrazená doprava – částka, jakou zákazníka platí za dopravu
• Příjemce a jeho adresa – bližší specifikace doručení
• Zapsal – uživatel, který záznam zadal, případně uložila doklad, který způsobil vytvoření záznamu
• Sledování – odkaz na www,kde jsou informace o stavu zásilky
• Doručeno, převzetí, převzal, hmotnost přepravce, faktura přepravce, přepravné, mýtné, palivový příplatek – informace, které jsou specifické pro PPL a jsou přebírány z webslužby PPL
• Poznámky k balíku – volná interní poznámka
• Datum odeslání souboru – kdy byla na PPL odeslána informace o odeslání balíku (elektronické předání informací o zásilkách)

Fitrování záznamů v poště

Je možné použít libovolnou kombinaci polí nad seznamem zásilek. Jejich význam odpovídá jednotlivým polím z předchozího odstavce. Při kombinaci více polí platí podmínka „a zároveň“.Po nastavení je potřeba stisknout tlačítko Obnovit.

Ruční přidání, vymazání řádku do pošty

Přidání se provádí kliknutím na tlačítko přidat řádek. Poté je nutné vyplnit všechna povinná pole záznamu. Pokud je to záznam pro PPL, jsou některá pole plněna automaticky.

Výmaz se provádí označením příslušného řádku a kliknutím na tlačítko Vymazat řádek.

Součty v evidenci pošty

Kromě velkého množství sestav a reportů jsou pod seznamem zásilek vždy pole se součty klíčových hodnot. Ty se aktualizují stejně jako filtry kliknutím na tlačítko obnovit.

Tiskové výstupy a reporty

Vpravo dole v rozbalovacím seznamu je seznam tiskových reportů, dostupných pro tisk z okna evidence pošty. Dají se rozdělit na :

• tisk štítků - příklad štítků
  
• Reporty a statistiky a průvodní doklady
  
• Hromadná operace

Označením vybraných řádků, volbou příslušného reportu a kliknutím na tlačítko tisk dojde podle nastavení k tisku příslušného počtu štítků pro jednotlivé zásilky, případně tisku reportu. Zároveň je možné zároveň nechat zásilky označit jako odeslané.

Inetegrace se službou PPL

Tato funkce spočívá v přímém propojení se službou PPL a předávanými informacemi v podobě textových souborů. Rovněž umožňuje směrem k PPL odeslat seznam odeslaných balíků.

Automatizace informace o zásilkách

Probíhá buď automaticky spuštěním pomocí dávky, nebo ji lze vyvolat ručně z měnu Pošta – Aktualizace dat odeslaných zásilek. Objeví se okno, kde výběrem přepravce PPL a :

• Kliknutím na Aktualizovat z WWW dojde k postupnému prověření všech odeslaných zásilkek, které nejsou doručené a pokud tato informace je na webslužbě PPL nalezena, dojde k doplnění: data doručení, kdo převzal
• Výběrem souboru, který PPL posílá jako přílohu k faktuře a kliknutím Import z TXT dojde k doplnění fakturačních informací (číslo dokladu, částka, výpočet mýta a palivového příplatku)

Oddeslání seznamu baliků na PPL

Provádí se v okně Evidence pošty zfiltrováním, příp.označením odesílaných řádků a volbou Export PPL packages ze seznamu tiskových reportů a stisknutím tlačítka TISK (Export). Provede se odeslání a označení řádků v poli Datum odeslání souboru.