Pokladna

Nástroje - Okno definované uživatelem: tabulka VCZ_LICN_SETP


Stručný popis funkcionalit jednotlivých licencí:
  RQ 1005-00 - Pokladna
Modul rozšiřuje standardní funkcionalitu SBO o komplexní správu firemní pokladny (vystavení pokladních dokladů jako předběžně pořízených, jednotlivé nebo hromadné zaúčtování a tisk pokladních dokladů a pokladní knihy).

 2.2.    Nastavení dokladových řad v ADD Onu
Pro zajištění správné funkčnosti ADD Onu Pokladna musí být definovány číselné řady pro pokladní doklady, vazba na účet (211xxx) v hlavní knize a použitá měna pro příslušnou pokladnu (dokladovou řadu).
Pro každou pokladnu je třeba zřídit samostatný analytický účet a definovat číselnou řadu pro příjmové pokladní doklady a pro výdajové pokladní doklady.
Nástroje / Okno definované uživatelem : tabulka VCZ_DOKL_SETP
Např.: pro korunovou pokladnu číslo 1 byl přiřazen analytický účet 2110 a číselné řady: pro příjmové (došlé) platby PP1  a pro výdajové (odeslané) platby PV1:

• Pole "UŽIVATEL" může obsahovat seznam oprávněných uživatelů oddělených středníkem. Takto uvedeným uživatelům se nabízí pouze číselné řady, ke kterým mají oprávnění (výjimkou je uživatel "manager", který má jako super user oprávnění ke všem číselných řadám).

• Pokud je pole "UŽIVATEL" prázdné (nevyplněné) je nastaveno oprávnění pro všechny uživatele. Všem se nabízí všechny číselné řady definované v administraci u typu dokladu došlé nebo odeslaná platba.

• Pokud by bylo zaškrtnuto pole "BLOKOVÁNO", je daná číselná řada zablokována a nebude možné ji dále použít (lze využít například na konci účetního období).

 2.3.    Nastavení vazby na standardní číselné řady SBO
Každé řadě v Pokladně musí odpovídat samostatná číselná řada pro přijaté a odeslané platby.
Administrace / Inicializace systému / Číslování dokladů
Např.: Název dokladové řady pro došlé platby (pokladní příjmové doklady) v CZK = PP1_CZK; v EUR = PP1_EUR atd.
         Název dokladové řady pro odeslané platby (pokladní výdajové doklady) v CZK = PV1_CZK; v EUR = PV1_EUR atd.


 2.4.    Nastavení předloh pro pokladní doklady
Pro urychlení práce uživateli a snížení chybovosti zaúčtování lze pořizovat pokladní doklady dle přednastavených předloh. V tomto případě je nutné definovat jednotlivé předlohy. V předloze lze určit, kromě označení předlohy, libovolnou kombinaci hodnot - použitá číselná řada, typ platby, typ dokladu (na obchodního partnera/ na účet), protiúčet transakce, použitý kód daně, měna (pozn. nemusí být vyplněna všechny pole).
Nástroje / Okno definované uživatelem: tabulka VCZ_POKL_TMPL


Pro kontrolu správnosti nastavení vazby je vhodné využít následující uživatelský dotaz:

SELECT T1.[Code], T1.[U_VCZ_5024], T1.[Name], T1.[U_VCZ_5021], T1.[U_VCZ_5020], T1.[U_VCZ_5023],   '---------' XXX,

T0.[Remark], T0.[SeriesName], T0.[NextNumber] FROM NNM1 T0 

FULL OUTER JOIN [@VCZ_DOKL_SETP]  T1 ON T0.[SeriesName] =  T1.[U_VCZ_5020]

AND convert (nvarchar, T0.[ObjectCode]) = convert (nvarchar, T1.[U_VCZ_5024])

WHERE T0.[ObjectCode] in (24, 46) OR  T1.[U_VCZ_5024] in (24, 46)

ORDER BY T1.[U_VCZ_5024], T1.[U_VCZ_5021], T1.[U_VCZ_5020]

(Pozn.: pro správnou funkčnost je nutné vyplnit všechna pole v této tabulce).
V případě nastavení počátečních stavů valutové pokladny, je nutné mít v evidenci příslušný kurz měny ke dni nastavení počátečního stavu.
Nástroje / Okno definované uživatelem : tabulka VCZ_POKL_POCST



 4.    Pořízení pokladních dokladů
 4.1.    Pořízení pokladních dokladů v CZK
Bankovní zpracování / Pokladna
Otevře se okno:


Uživatel vybere typ platby (zda se jedná o odeslanou nebo došlou platbu):


Následně vybere odpovídající dokladovou řadu pro příslušnou pokladnu:


Systém automaticky doplní číslo platby a účet hlavní knihy, který je svázán s vybranou dokladovou řadou.
Výběrem typu dokladu uživatel určí, jakým způsobem bude zadávat pokladní doklad:


       4.1.A    Typ dokladu: A - Účet
Uživatel vybere typ dokladu A - Účet a může účtovat dvěma způsoby: dle předlohy (šablony) nebo "ručním" zaúčtováním.

• dle Předlohy (šablony) = automaticky se do záložky Řádek dokladu doplní číslo protiúčtu a kód daně dle přednastavených hodnot

• nebo se účtování nastaví ručně na záložce Řádek dokladu, kde se zadá kód daně a protiúčet (na protiúčet je možné nadefinovat formátované vyhledávání) a vyplní se částka v poli celkem

 

Do pole reference, poznámka, popř. popis lze uvést podrobnější informace k pořizovanému dokladu.
Pro hlavičku dokladu lze dále zadat údaje o projektu a středisku (profit centru).

Lze také vyplnit pole kód OP, které slouží pouze pro tiskový výstup (pokladní doklad není zapsán na kmenovou kartu obchodního partnera):



Doklad typu A - Účet může uživatel pořizovat jako jednořádkový nebo víceřádkový.
Jednořádkový doklad se uloží pomocí tlačítka .
Pokud je zakliknuto zaškrtávací tlačítko , vytiskne se pokladní doklad.

Jestliže chce uživatel pořídit víceřádkový doklad, zaklikne zaškrtávací políčko .
Pokladní doklad zadává obvyklým způsobem popsaným výše.
Pokud je pořizován první řádek pokladu, je označen jako .
Pro kontrolu při zadávání víceřádkového dokladu lze doplnit celkovou částku dokladu včetně DPH do políčka .

Uložení hlavičky dokladu a prvního řádku víceřádkového dokladu se provede pomocí tlačítka .
Po tomto uložení se zaktivní záložka . Při vyplnění políčka systém vypočítá aktuální Rozdíl mezi políčkem "Kontrolní součet" a políčkem "Celkem".
Uživatel dále vidí, že bude pořizovat druhý řádek dokladu . V polích Základ a DPH se zobrazuje rozpočítaná suma peněz dle zadané částky a kódu daně.
Hlavička zůstává předvyplněná, je možné pořídit další řádek dokladu:

Pomocí tlačítka se přidávají další řádky dokladu.
Poslední řádek a ukončení dokladu se provede pomocí tlačítka .
V průběhu pořizování dokladu si může uživatel zobrazit všechny dosud pořízené a přidané řádky dokladu tak, že si zvolí záložku . Zde může provést kontrolu zadaných částek a v případě potřeby řádek/řádky vymazat. Mazání se provede tak, že se ve sloupci zaškrtnutím označí příslušný řádek a pomocí tlačítka se řádek vymaže.

Jestliže již uživatel nechce přidávat další řádky (všechny řádky jsou již pořízeny), použije pro uložení víceřádkového dokladu tlačítko .

V případě, že bylo vyplněno políčko , systém automaticky kontroluje, zda se výsledná částka dokladu rovná částce zadané do políčka Kontrolní součet.
Pokud celková částka nesouhlasí, zobrazí se systémové hlášení:


Pokud uživatel zvolí , systém automaticky přepočítá částku dokladu dle skutečně zadaných řádků a doklad ukončí.
Pokud uživatel zvolí , může pokračovat v zadávání dokladu.

 4.1.B    Typ dokladu: C - Zákazník nebo S - Dodavatel
V případě typu dokladu zákazník a dodavatel je nutné doplnit kód obchodního partnera (je možné nadefinovat formátové vyhledávání).
Tento typ dokladu použije uživatel tehdy, když je potřeba zachytit informaci o přijetí nebo výdeji hotovosti spojené s obchodním partnerem např. při úhradě faktury v hotovosti (tedy zaúčtování pokladního dokladu proti účtu 311 nebo 321). Na tomto typu dokladu nebude vyplněn kód daně.

Spárování platby s konkrétní fakturou je třeba provést pomocí interního odsouhlasení na kartě obchodního partnera.
Pokud chceme pokladním dokladem přímo párovat konkrétní faktury, je vhodnější doklad zadat pomocí došlé popř. odeslané platby viz. bod 8. Úhrada prodejních a nákupních dokladů za hotové
 

 4.2.    Zjištění aktuálního stavu pokladny
Aniž by si uživatel musel zobrazit pokladní knihu, zjistí aktuální stav pokladny přímo z okna pro pořizování pokladních dokladů. (Volba: Bankovní zpracování / Pokladna, výběr příslušné dokladové řady).
Ke zjištění aktuálního zůstatku pokladny se použije tlačítko .

Systém poskytne uživateli následující informace:

Aktuální zůstatek pokladní hotovosti je v tomto případě 28.284Kč.
Jestliže se liší zaúčtované doklady od aktuálního zůstatku, znamená to, že doklady byly pořízeny, ale ještě nejsou zaúčtovány v hlavní knize a jsou uloženy jako předběžně pořízené.

 4.3.    Návrat k uloženému dokladu
a) Pokud se uživatel potřebuje vrátit k již předběžně uloženému dokladu typu účet, může toto provést přímo z okna pro pořízení pokladních dokladů. Vybere typ platby a dokladovou řadu a zaklikne zaškrtávací políčko . Políčko se stane editovatelným a uživatel jej může přepsat. Uvede tedy číslo hledaného dokladu např. PPD/3140004 a stiskne tabulátor:

Systém nastaví doklad na pořizování dalšího řádku dokladu a uživatel může doklad dopořídit anebo si prohlédnout pomocí záložky , co je na dokladu uvedeno a doklad opravit (výmaz řádky nebo pořízení nové řádky) a doklad ukončit.
b) Další možností nalezení uloženého dokladu je přes volbu: Bankovní zpracování / Bankovní výkazy / Předběžně pořízené doklady. Zde se dle zvoleného uživatele (v levém horním rohu) zobrazí všechny předběžně pořízené doklady.
Pravým tlačítkem myši lze řádek (doklad) odstranit, nebo dvojklikem na příslušném řádku 

 4.4.    Pořízení pokladních dokladů v cizí měně
Způsob nastavení počátečních stavů, pořízení, zaúčtování a vytištění dokladů je obdobný jako u korunové pokladny.
Při pořízení dokladu do valutové pokladny navíc systém nabídne kurz zadaný v tabulce směnných kurzů (Administrace / Směnné kurzy a indexy):

• Pokladní doklad je vytištěn v příslušné měně dokladu:

• Pokladní kniha kniha se také vytiskne ve volbě: Výkazy / Finanční účetnictví / Finanční / Výkaz hotovosti s tím, že se zaklikne i volba :

Upozornění:

Pro každou měnu musí být zřízena samostatná pokladna. Nelze v jedné pokladně současně účtovat o měně Kč a zároveň o jiné měně (vedlo by to k nekonzistenci dat) – v korunovém vyjádření je vše v pořádku. Dle účetních pravidel musí být pro každou měnu zřízen samostatný analytický účet a ten je tedy přiřazen i ke konkrétní pokladně (korunové, či valutové). Každý analytický účet pokladny musí mít nastavenu příslušnou měnu, nelze zde použít nastavení měny účtu ve víceméně, v tomto případě by mohlo docházet k nekonzistenci dat.

 5.    Tisk pokladních dokladů
  5.1.    Automatický tisk po uložení dokladu
Jestliže je zakliknuto zaškrtávací políčko , automaticky se po přidání pokladního dokladu zobrazí náhled příslušného pokladního dokladu pomocí Crystal Reports Viewer. Doklad lze vytisknout pomocí ikony .

Bankovní zpracování / Bankovní výkazy / Předběžně pořízené doklady pomocí tlačítka nebo při hromadném zaúčtování pomocí tlačítka .

Je-li použita varianta hromadné zaúčtování, uživatel v dialogovém okně zadá kritéria pro výběr dokladů k zaúčtování:

O provedeném zaúčtování obdrží dodavatel informativní hlášení:

Pokud chceme doklad před zaúčtováním zkontrolovat, nejprve jej dvojklikem otevřeme, překontrolujeme popř. opravíme a pomocí tlačítka doklad přidáme do systému (zaúčtujeme).
Po provedení zaúčtování se do dokladu automaticky zapíše číslo transakce z deníku hlavní knihy a současně je do pole Poznámky v deníku přenesena informace o čísle pokladního dokladu:

Pomocí proklikávací žluté šipky u pole číslo transakce lze provést náhled zápisu do deníku:

Pokladní knihu lze vytisknout pomocí volby : Výkazy / Finanční účetnictví / Finanční / Výkaz hotovosti výběrem příslušného účtu pokladny a stisknutím tlačítka :

prodejních a nákupních faktur v hotovosti
Tento způsob zaúčtování úhrady prodejních a nákupních faktur v hotovosti umožňuje zadat platbu a současně odsouhlasit účet obchodního partnera, jde o alternativní zadání pořízení pokladních dokladů popsaný v bodě 4.1.B Typ dokladu : C - Zákazník nebo S - dodavatel
8.1.    Došlé platby
Volba: Bankovní zpracování / Došlé platby / Došlé platby
Otevře se okno Došlé platby:

• Uživatel pomocí tlačítka v poli otevře okno se seznamem obchodních partnerů. Dvojklikem vybere zákazníka, od kterého je faktura hrazena:

• Zaškrtnutím tlačítka označí uživatel faktury, které zákazník hradí. V poli lze částku editovat (např. v případě částečné úhrady faktury).
  

• Dále uživatel vybere číselnou řadu (příslušnou pokladnu) a vyplní datum.
• Pomocí ikony - Metody platby na horní liště vybere záložku , zvolí číslo účtu hlavní knihy, který náleží příslušné číselné řadě pokladny. Do políčka pomocí zkratkové klávesy CTRL B nebo pomocí pravého tlačítka myši, uživatel vyvolá nabídku a vybere: Kopírování splatného zůstatku, automaticky se vloží celková částka, která má být uhrazena. Celkový součet a splatný zůstatek je systémem automaticky doplněn.

• Pomocí tlačítka na kartě došlé platby uživatel doklad přidá.
• Poté uživatel potvrdí systémové hlášení tlačítkem a doklad zaúčtuje.

• Následně se otevře náhled tiskového reportu příjmového pokladního dokladu, který je možné vytisknout.
  

Bankovní zpracování / Odeslané platby / Odeslané platby nebo Bankovní zpracování / Došlé platby / Došlé platby
Postup pro zadání platby v cizí měně je obdobný jako pro došlou platbu v Kč popsaný v bodech 8.1. a 8.2..
Uživatel si též zvolí obchodního partnera, opět vybere fakturu, která má být hrazena popř. upraví celkovou částku k úhradě při částečné úhradě faktury. Uživatel zvolí číselnou řadu (příslušnou pokladnu) a upraví datum dle potřeby. Splatná částka dokladu v dolní části okna se vypočte v české i cizí měně (kurzem dle data účtování).

Dále je nutné zvolit metodu platby (hotově), zvolit měnu (kurz se automaticky načte, lze editovat) a zadat příslušný účet pokladny (211xxx).

Na základě aktivace tohoto RQ se aktivuje funkcionalita, která do hlavičky platby uloží kód použité šablony pokladních dokladů - UDF U_VCZ_5037.


    RQ 1005-12 - Seznam pracovníků do pole činnost

Aktivací tohoto RQ se aktivuje funkcionalita, která při otevření okna Metody platby automaticky načte údaje z tabulky VCZ_DOKL_SETP podle přihlášeného uživatele.

Pokud je jeden uživatel uveden u několika číselných řad, lze definovat výchozí řadu v menu: Administrace/Definice/Všeobecně/Definování uživatele/Implicitní hodnoty na záložce Standardy/Pokladní účet:


    RQ 1005-16 - Výpočet DPH z celkové částky dle koeficientu na čtyři desetinná místa
Úprava aktivuje výpočet částky DPH z celkové částky zadané v okně pokladna dle koeficientu vypočteného ze sazby DPH a zaokrouhleného na 4 desetinná místa dle legislativy.

    RQ 1005-17 - Výpočet průměrného kurzu z pokladního dokladu
U výdajových pokladních dokladů v cizí měně není možné zadat a měnit kurz. Kurz se počítá jako průměrný ze všech předchozích plateb dané cizí měny. Do výpočtu se zahrnou všechny vydané a odeslané platby a pokladní drafty.

    RQ 1005-18 - Úprava výpočtu počátečního stavu a aktuálního zůstatku - zahrnutí účetních zápisů
Úprava zahrnuje do výpočtu počátečního stavu a aktuálního zůstatku i účetní zápisy. Dále byl upraven výpočet počátečních a koncových stavů v případě, kdy dojde k založení pokladního dokladu na účet jiné pokladny.

    RQ 1005-19 - Zadání kódu pracovníka na platba na účet
Na okno Pokladny je doplněno pole "Pracovník", které umožňuje uživateli vybrat pracovníka, kterému je určena daná došlá/odeslaná platba typu účet.