Intrastat SAP standard

Krok 2

Krok 3 - Vytvoření nového hlášení

• Druh hlášení. Existují následující druhy v rámci SAP B1
  
  • Nové hlášení (standardní hlášení v měsíci)
  • Nulové hlášení (anuluje již provedené standardní hlášení) – lze nicméně provést přímo v programu InstatOnline, není nutno jej provádět v SAP B1
    
  • Opravné hlášení (pokud již v systému existuje "Nové hlášení" pro daný měsíc a je anulováno) - nicméně při dodržení postupu níže popsaného nebude třeba využívat ani tento druh.
    
• Tok materiálu - Export/Import - zvolte, zda jde o hlášení na výstupu nebo na vstupu
• Vykazované období od-do - zvolte ožadovaný měsíc
• Popis - zvolte vhodný popis, např. "2019/01 vstup". Pole se nedoporučuje ponechávat prázdné.
• Stát hlášení - automaticky se vyplní Česká republika
• Období hlášení - měsíčně
• Deklarovat dobropisy a vrácené dodávky na základě pohybu zboží
  • Při zatržení této volby se např. prodejní dobropisy budou chovat jako kladné plnění na vstupu - dobropis vrací na sklad.
    
  • Při nezatržení volby se bude chovat jako záporné plnění na výstupu
• Zahrnout doklady nedeklarované v předchozím měsíci
  • Pokud jste manuálně vyloučili nějaké doklady v nimulém měsíci z hlášení, při zatržení této volby se automaticky nabídnou.
    
• Seskupit zobrazená data
  • Pokud zatrhnete tuto volbu, budou mít podkladová data v posledním kroku formu hierarchicky seskupeného seznamu - který bude možné sbalit či rozbalit na úroveň dodavatele, na úroveň obchodního dokladu, či na úroveň jednotlivého řádku. Nepůjde třídit jako tabulku
  • Pokud volbu nezatrhnete, budou mít podkladová data v posledním kroku formu prosté tabulky bez seskupení, která půjde libovolné třídit.
• Údaje o reportující jednotce a kontaktní osobě není třba při korektním nastavení firemní databáze nijak měnit.
  

Krok 4 - Obchodní partneři

• Ve sloupcích, zvýrazněných na obrázku, je nutné uvést výchozí hodnoty pro artikl, platné pro daný report. Tyto hodnoty se použijí, pokud nebude na konkrétním dokladu uvedeno jinak.
• TIP: Po vyplnění výchozích hodnot pro daný report lze hodnoty automaticky zkopírovat na příslušné karty artiklů, jakožto jejich trvalé standardní hodnoty. Tlačítko "Uložení nastavení artiklů".

Krok 6 - Transakce

V této tabulce se zobrazí všechny relevantní transakce v detailu až na jednotlivé řádky, které budou tvořit podklad pro hlášení Intrastat. Jak bylo výše zmíněno, zobrazení má buď formu sbalovacího a rozbalovacího seznamu nebo prosté tabulky.

Tabulka obsahuje veškerá potřebná data pro reporting Intrastatu i mnohá navíc, které se v CZ lokalizaci nevyužijí. Doporučení je si při některém z prvních běhů pomocí ozubených koleček "Nastavení formuláře" skrýt data nepotřebná.

• V rámci tohoto kroku je nutné doplnit veškerá případná chybějící data, např. hodnotu plnění, hmotnost, množství v doplňkové jednotce, apod.
  
• Zároveň lze provádět korekce.
• Doporučení je projít doklady z pohledu jejich data účtování. A vyhledat zejména takové doklady, které mají datum účtování dřívější než je aktuálně reportované období
  • Mohou to být doklady, které byly v nimulém období z nějakého důvodu vyjmuty a je třeba je odreportovat nyní.
    
  • Mohou to být příjemky, k nimž v minulém období chyběla nákupní faktura a které by měly být přeúčtovány na zboží/materiál na cestě. Systém očekává, že v období následujícím již účetní jednotka fakturu obdrží a doklad do systému korektně zařadí.
    
• Libovolný řádek nebo celý doklad nebo všechny doklady určitého dodavatele lze z hlášení vyjmout odškrtnutím sloupečku "Zahrnutí"
• V dolní části okna je vidět hodnota plnění za daný měsíc.
  
• Po provedení korekcí použijte tlačítko Dále.
  

Krok 7 - Generování hlášení

V rámci tohoto kroku lze buď Uložit běh hlášení v tzv. "doporučeném stavu", kdy již lze modifikovat pouze v omezené míře, nebo "Generovat soubor hlášení", kdy již nelze měnit vůbec.

• Uložené hlášení
  
  • K uloženému běhu hlášení je možné se později vrátit a provést dodatečně akci "Generovat soubor hlášení".
  • Uložené hlášení je možné přepsat novým hlášením stejného typu pro dané období.
    
    • Stačí pouze spustit Asitenta Intrastatu, navolit období a typ hlášení, které se již v systému pro dané období vyskytuje, a jednoduše projít všechny kroky znovu. Hlášení se přepíše novými hodnotami.
      
• Generované hlášení
  
  • V případě volby "Generovat soubor hlášení" je třeba potvrdit Formát elektronického souboru (v české lokalizaci je to formát Intrastat CZ) a určit cestu uložení a Název souboru hlášení. A dokončit.
    

• 
  
  • Generované hlášení již nelze měnit.
  • Lze jej ale opětovně otevřít. Chová se pak jako "Uložené hlášení"
    • Otevření se provádí pomocí tlačítka "Opětovné otevření" v rámci kroku 6
      

Práce s exportovaným souborem

Standardní funkcionalita SAP B1 provádí export reportního souboru pro účely Intrastatu na základě (společností SAP dodávané) definice v rámci nástroje Electronic File Manager

• 
  

V aktuální verzi (SAP Business One 9.3 version for SAP HANA (9.30.160) PL: 06  (64-bit)  ), v době, kdy je sepisován tento dokument, je třeba provést v exportovaném csv souboru určité změny a kontroly:

• Množství v doplňkové měrné jednotce, pokud je rovno nule, se exportuje jako 00000. Je nutno nahradit hodnotou 0.000 nebo 0,000.
  • Nemělo by záležet na desetinném oddělovači - čárka i tečka by měla fungovat.
• V souboru může být i jiná "nečistota", je třeba ji ručně opravit.
  
• Export se provádí v aktuální verzi jako detailní - neseskupený a nesesumovaný podle jednotlivých kombinací Intrastat veličin.
  
  • To může vést k problému s limitem počtu řádků za období, pokud účetní jednotka používá program Instat Online.
  • 
    

Aktuální struktura:

• 
  

TIP: Jako alternativu lze použít VCZ uživatelský dotaz Hlášení Intrastat, případně výstup v Crystal report - "Intrastat - hlášení", které poskytuje VCZ.

Výhoda je v obou případech v tom, že výstup je sumovaný.

U dotazu je nevýhodou, že je v Poznámkovém bloku nebo v MS Excel nutno přeformátovat číselné hodnoty na požadovaý tvar a počet desetinných míst.

• Parametry:
  • Koncové datum hlášení - určuje poslední datum vykazovaného měsíce
  • Indikátor import/export - určuje, zda uživatel požaduje exportovat hlášení na vstupu nebo na výstupu
  • 
• Výstup - příklad
  
  • 
    

U výstupu v Crystal reports

je nutno:

• Zadat kritéria
  
  • 
    
• Výstup exportovat jako soubor ve formátu MS Excel "pouze data".
  • 
    
• Otevřít soubor v MS Excel a uložit jako CSV
• Hotové CSV je možné bez problémů načíst.

Praktické tipy na závěr

Kontrola korektnosti dat Intrastatu:

• Vzhledem k tomu, že celní správa již využívá shodný kurz jako je uveden na dokladu, není nutné vést samostatnou tabulku celních kurzů:
  
  • V důsledku toho lze provést jednoduchou kontrolu na částky Intrastatu porovnáním s výkazem DPH, s řádky "dodání zboží do EU" a "pořízení zboží z EU"
  • Pozn. Z DPH na vstupu je pouze nutné odebrat přijaté faktury, k nimž je příjemka zrealizována až v následujícím měsíci.
    

Hlášení Intrastat - zobrazení detailů dokladů

• Pro účely zjištění, jaké přesně doklady, artikly, atd. vstoupily do daného hlášení, lze použít kontrolní uživatelský dotaz "Hlášení Intrastat - zobrazení detailů dokladů"
  • Kritéria výběru:
    
    • Název hlášení
    • Statistické číslo materiálu (nepovinně lze vyfiltrovat přehled pouze pro zvolenou nomenklaturu)
    • Jméno obchodního partnera (nepovinně lze vyfiltrovat přehled pouze pro zvoleného partnera)